Pengertian Statement of Work

Apa itu Statement of Work?

Statement of Work adalah dokumen yang menangkap dan mendefinisikan semua aspek proyek Kita. Kita akan mencatat kegiatan, hasil, dan jadwal untuk proyek. SoW adalah dokumen yang sangat terperinci karena merupakan dasar bagi rencana proyek.

SoW adalah salah satu dokumen pertama yang akan dibuat untuk menjabarkan seluruh proyek sebelum Kita merencanakan dan mengeksekusi. Karena banyaknya detail yang diperlukan, prospek menulis seseorang dapat menjadi hal yang menakutkan. Karena itu, mari kita pilah menjadi beberapa bagian yang lebih mudah dipahami.

Apa yang Perlu Dibuat dalam Statement of Work?

Ada banyak bagian dalam Statement of Work seperti halnya dalam sebuah proyek. Jika Kita mulai dengan berfokus pada bagian-bagiannya, Kita dapat bekerja sendiri secara keseluruhan. Untuk pemahaman penuh tentang SoW, pertama-tama perhatikan aspek utama dari proyek yang ditanganinya.

• Pendahuluan: Mulailah dengan menjelaskan pekerjaan apa yang sedang dilakukan. Juga, siapa yang terlibat dalam proyek ini? Nyatakan pihak-pihak ini. Ini akan mengarah pada penawaran tetap, yang memadatkan harga untuk produk atau layanan yang dibeli untuk proyek, dan kontrak yang lebih formal yang lebih rinci.

• Apa Tujuan Proyek: Mulailah dengan pertanyaan besar: mengapa Kita memulai proyek ini? Apa tujuan melakukan proyek ini? Buat pernyataan tujuan untuk memimpin bagian ini dan berikan jawaban yang menyeluruh untuk pertanyaan-pertanyaan ini, seperti apa yang dapat disampaikan, tujuan dan pengembalian investasi 

• Lingkup Pekerjaan: Pekerjaan apa yang perlu dilakukan dalam proyek ini? Catat di sini, termasuk perangkat keras dan perangkat lunak apa yang diperlukan. Apa proses yang akan Kita gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan ini? Ini termasuk hasil, waktu yang terlibat dan bahkan langkah umum yang akan diambil untuk mencapainya.

• Di Mana Pekerjaan Akan Dilakukan: Tim yang Kita pekerjakan harus bekerja di suatu tempat. Proyek ini mungkin spesifik lokasi, di fasilitas pusat atau sebagian, jika tidak semua, anggota tim dapat bekerja dari jarak jauh. Dari sinilah Kita ingin memerinci itu dan di mana peralatan dan perangkat lunak yang digunakan akan berada.

• Tugas: Mengambil langkah-langkah umum yang diuraikan dalam lingkup pekerjaan dan memecahnya menjadi tugas yang lebih rinci. Jadilah spesifik dan jangan tinggalkan tindakan apa pun yang diperlukan proyek untuk menghasilkan hasil-hasilnya. Jika Kita mau, pisahkan tugas menjadi milestones atau fase.

 

• Milestones: Tetapkan jumlah waktu yang dijadwalkan untuk menyelesaikan proyek, dari tanggal mulai hingga tanggal selesai yang diusulkan. Perincikan jam yang dapat ditagih per minggu dan bulan, dan apa pun yang berkaitan dengan penjadwalan proyek. Sekali lagi, spesifisitas penting. Misalnya, jika ada jumlah maksimum jam yang dapat ditagih untuk vendor dan / atau kontrak, catat di sini.

• Hasil Kerja: Apa hasil proyek ini? Daftarkan mereka dan jelaskan apa yang sudah jatuh tempo dan kapan waktunya. Jelaskan secara detail, seperti jumlah, ukuran, warna, dan apa pun yang mungkin relevan.

• Jadwal: Sertakan daftar terperinci kapan kiriman harus dilakukan, dimulai dengan vendor mana yang akan dipilih untuk mencapai tujuan ini, kickoff, apa periode kinerjanya, tahap peninjauan, pengembangan, implementasi, pengujian, penutupan proyek, dll.

 

• Standard dan Pengujian: Jika ada standard industri yang perlu dipatuhi, tuliskan di sini. Juga, jika akan ada pengujian produk, daftar siapa yang akan terlibat dalam proses ini, peralatan apa yang dibutuhkan dan sumber daya lainnya.

• Definisikan Keberhasilan: Catat apa yang diharapkan oleh sponsor dan / atau pemangku kepentingan sebagai penyelesaian proyek yang berhasil.

• Persyaratan: Daftar peralatan lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan jika ada gelar atau sertifikasi yang diperlukan dari anggota tim. Juga, perhatikan apakah akan ada perjalanan atau aspek lain dari proyek yang belum dicakup.

• Pembayaran: Jika anggaran telah dibuat, maka Kita dapat membuat daftar pembayaran yang terkait dengan proyek, dan bagaimana pembayarannya, di muka, dari waktu ke waktu atau setelah selesai. Misalnya, Kita dapat membayar setelah menyelesaikan milestones atau pada jadwal tetap, mana yang lebih layak secara finansial.

• Lainnya: Akan ada bagian lain dari proyek yang tidak cocok dengan kategori di atas, dan ini adalah tempat di mana Kita dapat menambahkannya sehingga semuanya tercakup. Misalnya, apakah ada masalah keamanan, pembatasan sekitar perangkat keras atau perangkat lunak, upah perjalanan, dukungan pasca proyek, dll?

• Penutupan: Ini akan menentukan bagaimana kiriman akan diterima, dan siapa yang akan mengirim, meninjau dan menandatangani kiriman. Juga, ini berkaitan dengan tugas admin terakhir, memastikan semuanya ditandatangani dan ditutup dan diarsipkan.

 

Apa Penggunaan Statement of Work?

Sebagaimana yang telah kita catat, pernyataan kerja adalah gambaran terperinci dari proyek dalam semua dimensinya. Ini juga merupakan cara untuk membagikan apa yang diperlukan oleh proyek dengan mereka yang mengerjakan proyek, apakah mereka berkolaborasi atau dikontrak untuk mengerjakan proyek tersebut. Ini termasuk vendor dan kontraktor yang menawar untuk mengerjakan proyek.

Ini juga membantu pemimpin proyek, karena menyediakan struktur tempat rencana proyek dapat dibangun. Pernyataan kerja juga akan membantu untuk menghindari konflik dalam proyek. Dengan perincian dan kejelasan, SoW membantu menjaga semua orang yang terlibat dalam proyek pada halaman yang sama dan bekerja untuk membuat kebingungan seminimal mungkin.

Contoh berbeda dari Statement of Work

SoW dapat dipecah menjadi beberapa kategori. Ada tiga jenis utama, yang pada dasarnya dapat didefinisikan sebagai berikut.

• Desain / Detail: Ketika Kita menulis SoW ini apa yang Kita lakukan adalah menyampaikan kepada supplier bagaimana Kita ingin pekerjaan dilakukan. Apa persyaratan pembeli yang akan mengendalikan proses supplier? Persyaratan ini dapat menjalankan keseluruhan dari kualitas, hingga pengukuran bahan. Dalam SoW ini, pembeli yang dianggap bertanggung jawab atas kinerja karena merekalah yang mengarahkan programnya.

• Tingkat Upaya / Waktu dan Bahan / Tingkat Unit: Ini adalah versi yang hampir universal dan dapat diterapkan pada sebagian besar proyek. Apa yang didefinisikan adalah layanan setiap jam serta bahan-bahan yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas. Itu cenderung menemukan digunakan dalam kontrak jangka pendek.

• Berbasis Kinerja: Ini adalah SoW yang disukai manajer proyek karena berfokus pada tujuan proyek, sumber daya dan tingkat kualitas yang diharapkan dari hasil kerja. Namun, itu tidak menjelaskan bagaimana pekerjaan itu seharusnya dilakukan. Hal ini memungkinkan banyak otonomi tentang bagaimana mencapai suatu hasil tanpa memerlukan proses khusus.

Cara Menulis Statement of Work

Saat Kita menulis Statement of Work, dapat membantu menggunakan template karena semua berbagai aspek proyek yang harus ditangkap. Sebagian besar template akan mencakup hal-hal seperti glosarium istilah yang mendefinisikan apa yang Kita rujuk dalam SoW. Akan ada tempat bagi Kita untuk menulis pernyataan tujuan, serta informasi administrasi.

Ada banyak informasi untuk dijelaskan di SoW. Kita dapat membuat ini sendiri jika Kita mau, tetapi tindakan apa pun untuk memastikan tidak ada yang tertinggal akan terbukti bermanfaat. Kita hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat dokumen ini, dan Kita ingin melakukannya dengan benar.

Dalam hal menulis proposal, Kita ingin spesifik. Kita ingin memperjelas istilah yang digunakan untuk membuatnya dipahami secara universal. Juga, jelaskan siapa yang akan melakukan apa dan kapan tugas itu harus diselesaikan. Melakukan hal ini akan menghindari kebingungan nantinya dalam proyek ketika Kita tidak mampu melakukan miskomunikasi atau perselisihan.

Selain menulis dengan jelas, Kita harus memasukkan visual dalam SoW. Ini akan membantu memfokuskan lensa pada berbagai aspek proyek. Termasuk visual, baik itu grafik, grafik atau ilustrasi lain untuk membantu Kita mengklarifikasi proyek, akan membuat SoW lebih mudah dipahami. Ingat, beberapa orang lebih melek huruf dan yang lain lebih visual, sedangkan sebagian besar adalah kombinasi keduanya. Kita ingin berbicara dengan semua jenis dengan dokumen ini.

Setelah semua pekerjaan yang telah Kita lakukan dalam merinci spesifik proyek, Kita tidak ingin mengabaikan langkah terakhir yang penting - membuat pekerjaan ditutup. Kita tidak dapat melanjutkan jika Kita tidak memiliki wewenang untuk melakukannya. Atau, lebih tepatnya, Kita bisa, tetapi itu mungkin merugikan Kita dari keberhasilan proyek. Karena itu, pastikan bahwa mereka yang berwenang telah menandatangani SoW. Itu termasuk jadwal, milestones dan hasil kerja. Dengan menandatangani SoW, maka Kita dapat memenuhi itu. Kita memiliki batasan di mana pekerjaan dapat dilakukan, bagaimana hal itu akan dilakukan, durasi pekerjaan itu, dll. Jika ada perselisihan, Kita dapat menunjukkan dokumen yang ditandatangani untuk mendukung tindakan Kita.