- Lingkup
Pekerjaan:
Pekerjaan apa yang perlu dilakukan dalam proyek ini? Catat di sini, termasuk
perangkat keras dan perangkat lunak apa yang diperlukan. Apa proses yang akan Kita
gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan ini? Ini termasuk hasil, waktu yang
terlibat dan bahkan langkah umum yang akan diambil untuk mencapainya.
- Di
Mana Pekerjaan Akan Dilakukan: Tim yang Kita pekerjakan harus bekerja di suatu tempat.
Proyek ini mungkin spesifik lokasi, di fasilitas pusat atau sebagian, jika
tidak semua, anggota tim dapat bekerja dari jarak jauh. Dari sinilah Kita ingin
memerinci itu dan di mana peralatan dan perangkat lunak yang digunakan akan
berada.
- Tugas:
Mengambil langkah-langkah umum yang diuraikan dalam lingkup pekerjaan dan
memecahnya menjadi tugas yang lebih rinci. Jadilah spesifik dan jangan
tinggalkan tindakan apa pun yang diperlukan proyek untuk menghasilkan
hasil-hasilnya. Jika Kita mau, pisahkan tugas menjadi milestones atau fase.
- Milestones:
Tetapkan jumlah waktu yang dijadwalkan untuk menyelesaikan proyek, dari tanggal
mulai hingga tanggal selesai yang diusulkan. Perincikan jam yang dapat ditagih
per minggu dan bulan, dan apa pun yang berkaitan dengan penjadwalan proyek.
Sekali lagi, spesifisitas penting. Misalnya, jika ada jumlah maksimum jam yang
dapat ditagih untuk vendor dan / atau kontrak, catat di sini.
- Hasil
Kerja: Apa hasil proyek ini? Daftarkan mereka dan
jelaskan apa yang sudah jatuh tempo dan kapan waktunya. Jelaskan secara detail,
seperti jumlah, ukuran, warna, dan apa pun yang mungkin relevan.
- Jadwal:
Sertakan daftar terperinci kapan kiriman harus dilakukan, dimulai dengan vendor
mana yang akan dipilih untuk mencapai tujuan ini, kickoff, apa periode
kinerjanya, tahap peninjauan, pengembangan, implementasi, pengujian, penutupan
proyek, dll.
- Standard
dan Pengujian: Jika ada standard
industri yang perlu dipatuhi, tuliskan di sini. Juga, jika akan ada pengujian
produk, daftar siapa yang akan terlibat dalam proses ini, peralatan apa yang
dibutuhkan dan sumber daya lainnya.
- Definisikan
Keberhasilan: Catat apa yang
diharapkan oleh sponsor dan / atau pemangku kepentingan sebagai penyelesaian
proyek yang berhasil.
- Persyaratan:
Daftar peralatan lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan jika ada
gelar atau sertifikasi yang diperlukan dari anggota tim. Juga, perhatikan
apakah akan ada perjalanan atau aspek lain dari proyek yang belum dicakup.
- Pembayaran:
Jika anggaran telah dibuat, maka Kita dapat membuat daftar pembayaran yang
terkait dengan proyek, dan bagaimana pembayarannya, di muka, dari waktu ke waktu
atau setelah selesai. Misalnya, Kita dapat membayar setelah menyelesaikan milestones
atau pada jadwal tetap, mana yang lebih layak secara finansial.
- Lainnya:
Akan ada bagian lain dari proyek yang tidak cocok dengan kategori di atas, dan
ini adalah tempat di mana Kita dapat menambahkannya sehingga semuanya tercakup.
Misalnya, apakah ada masalah keamanan, pembatasan sekitar perangkat keras atau
perangkat lunak, upah perjalanan, dukungan pasca proyek, dll?
- Penutupan:
Ini akan menentukan bagaimana kiriman akan diterima, dan siapa yang akan
mengirim, meninjau dan menandatangani kiriman. Juga, ini berkaitan dengan tugas
admin terakhir, memastikan semuanya ditandatangani dan ditutup dan diarsipkan.
Apa Penggunaan Statement of Work?
Sebagaimana
yang telah kita catat, pernyataan kerja adalah gambaran terperinci dari proyek
dalam semua dimensinya. Ini juga merupakan cara untuk membagikan apa yang
diperlukan oleh proyek dengan mereka yang mengerjakan proyek, apakah mereka
berkolaborasi atau dikontrak untuk mengerjakan proyek tersebut. Ini termasuk
vendor dan kontraktor yang menawar untuk mengerjakan proyek.
Ini
juga membantu pemimpin proyek, karena menyediakan struktur tempat rencana
proyek dapat dibangun. Pernyataan kerja juga akan membantu untuk menghindari
konflik dalam proyek. Dengan perincian dan kejelasan, SoW membantu menjaga
semua orang yang terlibat dalam proyek pada halaman yang sama dan bekerja untuk
membuat kebingungan seminimal mungkin.
Contoh berbeda dari Statement of Work
SoW
dapat dipecah menjadi beberapa kategori. Ada tiga jenis utama, yang pada
dasarnya dapat didefinisikan sebagai berikut.
- Desain
/ Detail: Ketika Kita menulis SoW
ini apa yang Kita lakukan adalah menyampaikan kepada supplier bagaimana Kita
ingin pekerjaan dilakukan. Apa persyaratan pembeli yang akan mengendalikan
proses supplier? Persyaratan ini dapat menjalankan keseluruhan dari kualitas, hingga
pengukuran bahan. Dalam SoW ini, pembeli yang dianggap bertanggung jawab atas
kinerja karena merekalah yang mengarahkan programnya.
-
Tingkat
Upaya / Waktu dan Bahan / Tingkat Unit:
Ini adalah versi yang hampir universal dan dapat diterapkan pada sebagian besar
proyek. Apa yang didefinisikan adalah layanan setiap jam serta bahan-bahan yang
diperlukan untuk melakukan tugas-tugas. Itu cenderung menemukan digunakan dalam
kontrak jangka pendek.
-
Berbasis
Kinerja: Ini adalah SoW yang disukai
manajer proyek karena berfokus pada tujuan proyek, sumber daya dan tingkat
kualitas yang diharapkan dari hasil kerja. Namun, itu tidak menjelaskan
bagaimana pekerjaan itu seharusnya dilakukan. Hal ini memungkinkan banyak otonomi
tentang bagaimana mencapai suatu hasil tanpa memerlukan proses khusus.
Cara Menulis Statement of Work
Saat
Kita menulis Statement
of Work, dapat membantu menggunakan template karena semua
berbagai aspek proyek yang harus ditangkap. Sebagian besar template akan
mencakup hal-hal seperti glosarium istilah yang mendefinisikan apa yang Kita
rujuk dalam SoW. Akan ada tempat bagi Kita untuk menulis pernyataan tujuan,
serta informasi administrasi.
Ada
banyak informasi untuk dijelaskan di SoW. Kita dapat membuat ini sendiri jika Kita
mau, tetapi tindakan apa pun untuk memastikan tidak ada yang tertinggal akan
terbukti bermanfaat. Kita hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat dokumen
ini, dan Kita ingin melakukannya dengan benar.
Dalam
hal menulis proposal, Kita ingin spesifik. Kita ingin memperjelas istilah yang
digunakan untuk membuatnya dipahami secara universal. Juga, jelaskan siapa yang
akan melakukan apa dan kapan tugas itu harus diselesaikan. Melakukan hal ini
akan menghindari kebingungan nantinya dalam proyek ketika Kita tidak mampu
melakukan miskomunikasi atau perselisihan.
Selain
menulis dengan jelas, Kita harus memasukkan visual dalam SoW. Ini akan membantu
memfokuskan lensa pada berbagai aspek proyek. Termasuk visual, baik itu grafik,
grafik atau ilustrasi lain untuk membantu Kita mengklarifikasi proyek, akan
membuat SoW lebih mudah dipahami. Ingat, beberapa orang lebih melek huruf dan
yang lain lebih visual, sedangkan sebagian besar adalah kombinasi keduanya. Kita
ingin berbicara dengan semua jenis dengan dokumen ini.
Setelah
semua pekerjaan yang telah Kita lakukan dalam merinci spesifik proyek, Kita
tidak ingin mengabaikan langkah terakhir yang penting - membuat pekerjaan
ditutup. Kita tidak dapat melanjutkan jika Kita tidak memiliki wewenang untuk
melakukannya. Atau, lebih tepatnya, Kita bisa, tetapi itu mungkin merugikan Kita
dari keberhasilan proyek. Karena itu, pastikan bahwa mereka yang berwenang
telah menandatangani SoW. Itu termasuk jadwal, milestones dan hasil kerja.
Dengan menandatangani SoW, maka Kita dapat memenuhi itu. Kita memiliki batasan
di mana pekerjaan dapat dilakukan, bagaimana hal itu akan dilakukan, durasi
pekerjaan itu, dll. Jika ada perselisihan, Kita dapat menunjukkan dokumen yang
ditandatangani untuk mendukung tindakan Kita.